FM rīkojums Nr. 860 "Par Ministru kabineta 2003.gada 10.septembra rīkojuma Nr.573 "Par veicamajiem uzdevumiem Eiropas Savienības struktūrfondu vadības, uzraudzības, kontroles un novērtēšanas sistēmas ieviešanai" izpildes nodrošināšanu"

LATVIJAS REPUBLIKAS FINANŠU MINISTRIJA

RĪKOJUMS
Rīgā

15.09.2003                                                                                                           Nr. 860

Par Ministru kabineta 2003.gada 10.septembra rīkojuma Nr.573 "Par veicamajiem uzdevumiem Eiropas Savienības struktūrfondu vadības, uzraudzības, kontroles un novērtēšanas sistēmas ieviešanai" izpildes nodrošināšanu

Lai nodrošinātu Ministru kabineta 2003.gada 10.septembra rīkojuma Nr.573 "Par veicamajiem uzdevumiem Eiropas Savienības struktūrfondu vadības, uzraudzības, kontroles un novērtēšanas sistēmas ieviešanai” 2.3., 2.4., 2.5., 2.6., 2.7., 2.8. un 2.9.apakšpunktā Finanšu ministrijai noteikto uzdevumu izpildi, apstiprināt:

1. informācijas uzkrāšanas pamatprasības struktūrfondu palīdzības īstenošanas uzraudzībai un pārskatu sniegšanai (1.pielikums);

2. pamatprasības līgumiem starp Vienotā programmdokumenta ieviešanā iesaistītajām institūcijām un projektu īstenošanas līgumiem starp starpniekinstitūciju un palīdzības saņēmēju (2.pielikums);

3. pamatprincipus veikto darbu, piegāžu un pakalpojumu, kā arī deklarēto izdevumu atbilstības pārbaudēm projektu īstenošanas vietās (3.pielikums);

4. pamatprincipus darbību pārbaudēm izlases kārtā (4.pielikums);

5. pamatprincipus un pamatprasības kārtībai, kādā nodrošināma neatbilstoši veikto izdevumu uzskaite un atmaksāšana (5.pielikums);

6. pamatprincipus un pamatprasības kārtībai, kādā sniedzamas ziņas par konstatētajām neatbilstībām un pārkāpumiem palīdzības īstenošanā (6.pielikums);

7. kārtību, kādā sagatavo un veic izmaiņas Vienotajā programmdokumentā un programmas papildinājumā (7.pielikums).

Ministrs                                                                             V.Dombrovskis

1.pielikums
Finanšu ministrijas
2003.gada 15.septembra
rīkojumam Nr.860

1. Finanšu un statistiskās informācijas uzkrāšanu par Eiropas Savienības (turpmāk – ES) struktūrfondu palīdzības īstenošanu nodrošina:

1.1. vadošā iestāde – par Vienotā programmdokumenta īstenošanu kopumā;

1.2. starpniekinstitūcija – par ES struktūrfondu ietvaros finansēto projektu un projektu ietvaros noslēgto līgumu īstenošanu;

1.3. maksājumu iestāde – par finanšu datiem par saņemtajiem un izlietotajiem ES struktūrfondu līdzekļiem.

2. Informācijas uzkrāšanas un atskaitīšanās sistēmu par ES struktūrfondu īstenošanu veido, balstoties uz:

2.2. informācijas uzkrāšanu starpniekinstitūciju un vadošās iestādes datorizētajās informācijas sistēmās un datu apmaiņu starp šīm sistēmām, kā arī sistēmās uzkrāto datu lietošana maksājumu iestādes, nozaru ministriju un citu ES struktūrfondu ieviešanā iesaistīto institūciju vajadzībām;

2.1. oficiālo pārskatu un ziņojumu sagatavošanu.

3. Lai nodrošinātu šo pamatprasību 2.1.apakšpunktā noteikto:

3.1. vadošā iestāde sadarbībā ar maksājumu iestādi, nozaru ministrijām un starpniekinstitūcijām izveido datorizētu finanšu un statistiskās informācijas uzkrāšanas sistēmu par Vienotā programmdokumenta īstenošanu, nodrošina sistēmas administrēšanu, kā arī nosaka kārtību, kādā nodrošina informācijas uzkrāšanu izveidotajā sistēmā;

3.2. starpniekinstitūcija veido datorizēto informācijas uzkrāšanas sistēmu, ievērojot attiecīgā fonda administrēšanas kārtību, starpniekinstitūcijai noteiktās funkcijas un attiecīgā fonda specifiku;

3.3. vadošā iestāde šo pamatprasību 3.1.apakšpunktā minēto datorizēto informācijas sistēmu veido atbilstoši 5.punktā noteiktajām funkcionālajām prasībām un nodrošina datu pārsūtīšanu uz Eiropas Komisiju saskaņā ar Eiropas Komisijas noteiktajām prasībām;

3.4. starpniekinstitūcija šo pamatprasību 3.2.apakšpunktā minēto datorizēto informācijas sistēmu veido atbilstoši 6.punktā noteiktajām prasībām, nodrošinot datu pārsūtīšanu uz vadošās iestādes izveidoto datorizēto sistēmu saskaņā ar vadošās iestādes noteikto pārsūtāmo datu struktūru.

4. Lai nodrošinātu šo pamatprasību 2.2.apakšpunktā noteikto, vadošā iestāde nosaka šādas pārskatu sagatavošanas un iesniegšanas pamatprasības:

4.1. starpniekinstitūcija nodrošina projektu īstenošanas pārskatu sagatavošanu un iesniegšanu vadošai iestādei tās noteiktajā kārtībā, ar mērķi sniegt vadošai iestādei informāciju par Vienotā programmdokumenta ieviešanas tehnisko progresu;

4.2. nozares ministrija nodrošina pasākumu īstenošanas pārskatu sagatavošanu un iesniegšanu vadošai iestādei tās noteiktajā kārtībā, ar mērķi sniegt vadošai iestādei informāciju par Vienotajā programmdokumentā izvirzīto mērķu un prioritāšu sasniegšanu;

4.3. maksājumu iestāde nodrošina finanšu datu pārskatu sagatavošanu un iesniegšanu vadošai iestādei tās noteiktajā kārtībā, ar mērķi sniegt vadošai iestādei informāciju par Vienotā programmdokumenta īstenošanas finansiālo progresu.

5. Vadošās iestādes datorizētā informācijas sistēma nodrošina šādas funkcionālās prasības:

5.1. Vienotā programdokumenta datu ievadi:

5.1.1. Vienotā programmdokumenta prioritātes un pasākumus, kā arī to mērķi, aktivitātes, finansējuma avotus, palīdzības saņēmējus, ar Vienoto programdokumentu saistīto dokumentāciju, sagaidāmo ietekmi, sagaidāmo iznākumu indikatorus un rezultatīvos indikatorus;

5.1.2. jaunu Vienotā programdokumenta ievades iespēju, saglabājot iepriekšējo Vienoto programdokumentu;

5.1.3. izmaiņu veikšanu Vienotajā programdokumentā, mainot prioritātes un pasākumus tā, lai saglabātos iespēja sekot līdzi iepriekšējām Vienotā programdokumenta versijām;

5.2. Vienotā programdokumenta izpildes uzraudzības datu ievadi:

5.2.1. katras prioritātes rezultatīvo indikatoru izpildi;

5.2.2. katra pasākuma iznākuma indikatoru izpildi;

5.3. veicamo uzraudzības pasākumu reģistrācijas un izpildes procesa datu ievadi:

5.3.1. veicamā uzdevuma, termiņu, atbildīgo par uzdevuma izpildi reģistrāciju;

5.3.2. izpildes datuma, lēmuma, rezultāta reģistrāciju;

5.4. izdevumu deklarācijas izveides procesa reģistrāciju:

5.4.1. starpniekinstitūcijas izdevumu deklarāciju datu ievadi sadalījumā pa pasākumiem un pa ES struktūrfondiem;

5.4.2. kopējās izdevumu deklarācijas ieraksta izveidošanu par katru prioritāti un struktūrfondu;

5.4.3. izdevumu deklarācijas summas aprēķinu, saskaitot starpniekinstitūciju deklarāciju summas katras prioritātes visiem pasākumiem sadalījumā pa ES struktūrfondiem;

5.4.4. izdevumu deklarācijas izdrukāšanu;

5.5. prioritātes un pasākuma izpildes uzraudzības pārskatu datu ievadi:

5.5.1. pārskatu vispārīgās informācijas - komentāru par ieviešanas progresu ievadi;

5.5.2. uzraudzības indikatoru vērtību ievadi par noteiktu laika periodu.

6. Starpniekinstitūcijas datorizētā informācijas sistēma nodrošina informācijas uzkrāšanu par:

6.1. projekta virzību (pieņemšanu, atlasi, apstiprināšanu, īstenošanu, pabeigšanu);

6.2. projekta finansējumu;

6.3. projekta ietvaros veiktajiem maksājumiem;

6.4. izdevumu deklarācijām;

6.5. projekta uzraudzības indikatoriem;

6.6. projekta ietvaros veiktajām pārbaudēm.

2.pielikums
Finanšu ministrijas
2003.gada 15.septembra
rīkojumam Nr.860

1. Līgumus slēdz starp šādām Eiropas Savienības (turpmāk tekstā – ES) struktūrfondu ieviešanā iesaistītajām institūcijām:

1.1. vadošo iestādi un nozares ministriju;

1.2. vadošo iestādi un starpniekinstitūciju;

1.3. vadošo iestādi un maksājumu iestādi;

1.4. maksājumu iestādi un starpniekinstitūciju;

1.5. starpniekinstitūciju un palīdzības saņēmēju.

2. Vadošā iestāde sadarbībā ar nozares ministrijām sagatavo standarta līgumu starp vadošo iestādi un nozares ministriju. Vadošā iestāde līgumu ar nozares ministriju slēdz uz visu sadarbības laiku neatkarīgi no programmēšanas perioda, un šajā līgumā nosaka līgumslēdzēju pušu tiesības, pienākumus un atbildību, kā arī kārtību un nosacījumus, kas jāievēro un jāveic, lai sasniegtu Vienotajā programmdokumentā paredzētos mērķus un saņemtu ES struktūrfondu finansējumu, tajā skaitā:

2.1. nozares ministrijas pienākumus un veicamos uzdevumus Vienotā programmdokumenta un Programmas papildinājuma izstrādes procesā;

2.2. nozares ministrijas lomu un pienākumus informācijas un publicitātes pasākumu īstenošanā;

2.3. nozares ministrijas pienākumus un veicamos uzdevumus projektu pieteikumu izvērtēšanā un apstiprināšanā;

2.4. nozares ministrijai veicamos pasākumus, lai nodrošinātu Vienotā programmdokumenta īstenošanas uzraudzību;

2.5. pārskatu un ziņojumu sagatavošanas un iesniegšanas kārtību par nozares ministrijas kompetencē esošo pasākumu ieviešanu;

2.6. sankcijas un rīcību, ja atklāj pārkāpumus līgumslēdzēju pušu darbībā saistībā ar ES struktūrfondu ieviešanu.

3. Vadošā iestāde sadarbībā ar starpniekinstitūciju sagatavo standarta līgumu starp vadošo iestādi un starpniekinstitūciju. Vadošā iestāde līgumu ar starpniekinstitūciju slēdz uz visu sadarbības laiku neatkarīgi no programmēšanas perioda, un šajā līgumā nosaka līgumslēdzēju pušu tiesības, pienākumus un atbildību, kā arī kārtību un nosacījumus, kas jāievēro un jāveic, lai nodrošinātu Vienotā programmdokumenta ietvaros finansēto projektu īstenošanu un saņemtu ES struktūrfondu finansējumu, tajā skaitā:

3.1. starpniekinstitūcijas pienākumus un veicamos uzdevumus projektu pieteikumu izvērtēšanas un apstiprināšanas procesā;

3.2. starpniekinstitūcijai veicamos pasākumus, lai nodrošinātu projektu īstenošanas uzraudzību;

3.3. kārtību un pasākumus par starpniekinstitūcijas veicamajām kontrolēm un pārbaudēm projektu īstenošanas laikā;

3.4. pārskatu un ziņojumu sagatavošanas un iesniegšanas kārtību par projektu īstenošanas gaitu;

3.5. sankcijas un rīcību, ja atklāj pārkāpumus līgumslēdzēju pušu darbībā saistībā ar ES struktūrfondu ieviešanu.

4. Vadošā iestāde līgumu ar maksājumu iestādi slēdz uz visu sadarbības laiku neatkarīgi no programmēšanas perioda, un šajā līgumā nosaka līgumslēdzēju pušu tiesības, pienākumus un atbildību, kā arī kārtību un nosacījumus, kas jāievēro un jāveic, lai nodrošinātu Vienotā programmdokumenta ietvaros finansēto pasākumu finanšu vadību, tajā skaitā:

4.1. vadošās iestādes un maksājumu iestādes sadarbības nosacījumus finanšu vadības nodrošināšanai;

4.2. vadošās iestādes pienākumus nepieciešamo apliecinājumu sniegšanai maksājumu iestādei par izveidotās ES struktūrfondu vadības, ieviešanas un kontroles sistēmas darbības drošumu, veiktajiem auditiem un kontrolēm;

4.3. vadošās iestādes pienākumus izdevumu deklarāciju pārbaudē;

4.4. pārskatu sagatavošanas un iesniegšanas kārtību par finanšu izpildes rādītājiem;

4.5. sankcijas un rīcību, ja atklāj pārkāpumus līgumslēdzēju pušu darbībā saistībā ar ES struktūrfondu ieviešanu.

5. Maksājumu iestāde sadarbībā ar starpniekinstitūciju sagatavo standarta līgumu starp maksājumu iestādi un starpniekinstitūciju. Maksājumu iestāde līgumu ar starpniekinstitūciju slēdz uz visu sadarbības laiku neatkarīgi no programmēšanas perioda, un šajā līgumā nosaka līgumslēdzēju pušu tiesības, pienākumus un atbildību, kā arī kārtību un nosacījumus, kas jāievēro un jāveic, lai nodrošinātu Vienotā programmdokumenta ietvaros finansēto pasākumu finanšu vadību, tajā skaitā:

5.1. starpniekinstitūcijas pienākumus maksājumu prognožu sagatavošanas nodrošināšanai;

5.2. starpniekinstitūcijas pienākumus palīdzības saņēmēja iesniegto maksājuma dokumentu pārbaudes nodrošināšanā;

5.3. starpniekinstitūcijas pienākumus izdevumu deklarāciju sagatavošanā;

5.4. sankcijas un rīcību, ja atklāj pārkāpumus līgumslēdzēju pušu darbībā saistībā ar ES struktūrfondu ieviešanu.

6. Starpniekinstitūcija sagatavo standarta līgumu ar palīdzības saņēmēju par projekta īstenošanu un saskaņo to ar vadošo iestādi un maksājumu iestādi. Starpniekinstitūcija līgumu ar palīdzības saņēmēju slēdz pēc projekta apstiprināšanas atsevišķi par katru projektu, un šajā līgumā nosaka līgumslēdzēju pušu tiesības, pienākumus un atbildību, kā arī kārtību un nosacījumus, kas jāievēro un jāveic, lai sasniegtu projektā paredzētos mērķus, pretendētu un saņemtu ES struktūrfondu finansējumu, tajā skaitā:

6.1. palīdzības saņēmēja atbildību par projektā ietverto pasākumu īstenošanu līgumā noteiktajos termiņos un kārtībā;

6.2. projekta īstenošanas ilgumu;

6.3. projekta finansējuma nosacījumus, norādot projekta kopējo finansējumu un kopējo attaisnoto (kompensējamo) finansējumu, kā arī nacionālā līdzfinansējuma apjomu un avotus (privātais, valsts budžets, pašvaldību budžets, ES struktūrfondi);

6.4. izmaksu tāmi, saskaņā ar kuru palīdzības saņēmējam nosaka kompensējamā finansējuma apmēru;

6.5. pārskatu sagatavošanas un iesniegšanas kārtību par palīdzības saņēmēja īstenoto projektu īstenošanas gaitu;

6.6. kārtību veicamajām projekta īstenošanas pārbaudēm un kontrolēm;

6.7. norēķinu kārtību veikto izdevumu atmaksāšanai no ES struktūrfondiem;

6.8. sankcijas un rīcību, ja atklāj pārkāpumus saistībā ar projekta īstenošanu vai neatbilstību;

6.9. projektā apstiprinātajiem mērķiem un uzdevumiem.

3.pielikums
Finanšu ministrijas
2003.gada 15.septembra
rīkojumam Nr.860

1. Lai nodrošinātu Eiropas Komisijas regulas 438/2001 4.pantā noteikto prasību izpildi, starpniekinstitūcija Eiropas Savienības (turpmāk tekstā – ES) struktūrfondu finansēto projektu ieviešanas uzraudzības un maksājumu veikšanas kontroles funkcijas ietvaros veic līdzfinansēto darbu, piegāžu un pakalpojumu, kā arī deklarēto izdevumu pārbaudes projektu īstenošanas vietās (turpmāk – pārbaudes).

2. Starpniekinstitūcija pārbaudes veic, piemērojot šādus principus:

2.1. pārbaudēm pakļauj visus palīdzības saņēmējus;

2.2. palīdzības saņēmēja īstenojamiem projektiem, gadījumā, ja palīdzības saņēmējs īsteno vairāk kā vienu projektu, piemēro izlases principu, nosakot pārbaudēm pakļaujamos projektus;

2.3. pārbaudes veic vismaz vienu reizi projekta īstenošanas laikā vai vismaz vienu reizi gadā, ja projekta īstenošanas periods pārsniedz vienu gadu;

2.4. pārbaudes veic atkārtoti, ja iepriekšējā pārbaudē konstatētas jebkādas neatbilstības.

3. Starpniekinstitūcija nodrošina pārbaužu veikšanas metodoloģijas izstrādi un iesniegšanu vadošai iestādei.

4. Starpniekinstitūcija šo pamatprincipu 3.punktā minētajā metodoloģijā ietver:

4.1. pārbaudāmo projektu noteikšanas kārtību;

4.2. risku novērtēšanas kārtību;

4.3. pārbaužu plāna izstrādāšanas, apstiprināšanas un izpildes uzraudzības kārtību;

4.4. pārbaužu dokumentēšanas kārtību.

5. Starpniekinstitūcija nodrošina pārbaužu veikšanas kārtības dokumentēšanu rakstiskās procedūrās, kā arī pārbaužu rezultātu dokumentēšanu detalizētās pārbaudes lapās. Starpniekinstitūcija nodrošina veikto pārbaužu reģistrāciju un uzskaiti.

6. Starpniekinstitūcija nodrošina veicamo pārbaužu plāna sagatavošanu un iesniegšanu vadošai iestādei līdz kārtējā gada 30.janvārim, kā arī aktualizētā pārbaužu plāna iesniegšanu vadošai iestādei ne vēlāk kā divu nedēļu laikā pēc plāna aktualizēšanas.

7. Starpniekinstitūcija divas reizes gadā līdz kārtējā gada 10.janvārim un 10.jūnijam iesniedz vadošai iestādei pārskatu par visām iepriekšējā pusgadā veiktajām pārbaudēm un to rezultātiem.

8. Starpniekinstitūcija veikto pārbaužu rezultātus ņem vērā darbību pārbaudēs izlases kārtā.

9. Veicamo pārbaužu rezultātiem ir jāapliecina, ka:

9.1. palīdzības saņēmējs projektu īsteno atbilstoši Vienotajam programmdokumentam un programmas papildinājumam;

9.2. izdevumi, kas pretendē uz atmaksu no ES struktūrfondu līdzekļiem, ir piekritīgi īstenojamiem projektiem;

9.3. izdevumi, kas pretendē uz atmaksu no ES struktūrfondu līdzekļiem, ir faktiski veikti;

9.4. izdevumi, kas pretendē uz atmaksu no ES struktūrfondu līdzekļiem, ir attaisnojami kā ES struktūrfondu līdzfinansētie izdevumi.

10. Starpniekinstitūcija pārbaudēs pārliecinās, ka:

10.1. palīdzības saņēmējs nodrošina atbilstošu projekta, līgumu un maksājumu dokumentācijas uzglabāšanu, tajā skaitā:

10.1.1. projekta pieteikumu un jebkuru ar projektu saistīto korespondenci;

10.1.2. konkursu sludinājumus, nolikumus;

10.1.3. darbu un piegāžu veicēju, pakalpojumu sniedzēju piedāvājumus un piedāvājumu vērtēšanas dokumentāciju;

10.1.4. projekta ietvaros noslēgto līgumu dokumentāciju un jebkuru ar līgumiem saistīto korespondenci;

10.1.5. veikto darbu, piegāžu un pakalpojumu apliecinošo dokumentāciju;

10.1.6. veikto maksājumu dokumentāciju (rēķinus, maksājuma uzdevumus, bankas paziņojumus par veiktajiem izdevumiem, attaisnojuma dokumentus);

10.2. projekta ietvaros veiktie darbi, piegādes un veiktie maksājumi atbilst projektā paredzētajam, tajā skaitā:

10.2.1. projektā paredzētie darbi un piegādes nav veiktas, pakalpojumi nav sniegti pirms projekta īstenošanas uzsākšanas;

10.2.2. darbi un piegādes veikti, un pakalpojumi sniegti atbilstoši noslēgtajiem līgumiem;

10.2.3. maksājumi ir veikti atbilstoši veiktajiem darbiem, piegādēm un pakalpojumiem;

10.2.4. maksājumi ir pamatoti ar attaisnojuma dokumentiem, kas atbilst faktiski veiktajiem darbiem, piegādēm un pakalpojumiem;

10.2.5. veiktie maksājumi atbilst attaisnoto izdevumu nosacījumiem, lai pretendētu uz atmaksu no ES struktūrfondu līdzekļiem.

4.pielikums
Finanšu ministrijas
2003.gada 15.septembra
rīkojumam Nr.860

1. Lai nodrošinātu Eiropas Komisijas regulas 438/2001 10.pantā noteikto prasību izpildi, starpniekinstitūcija veic darbību pārbaudes izlases kārtā (turpmāk tekstā – darbību pārbaudes).

2. Darbību pārbaudes veic starpniekinstitūcijas struktūrvienība, kas nav tieši iesaistīta projektu ieviešanas uzraudzības un maksājumu veikšanas kontroles funkcijas īstenošanā.

3. Starpniekinstitūcija pārbauda ne mazāk kā 5% no kopējiem attaisnojošiem (kompensējošiem) izdevumiem vismaz vienu reizi pirms katra Vienotā programmdokumenta ieviešanas beigām.

4. Darbību pārbaudes veic, ņemot vērā:

4.1. dažāda veida un apjoma projektus;

4.2. valsts vai Eiropas Komisijas kontroles konstatētos riska faktorus;

4.3. dažādos palīdzības saņēmējus.

5. Darbību pārbaudes veic, lai pārbaudītu:

5.1. izveidotās vadības un kontroles sistēmas efektivitāti un tās darbības atbilstību izvirzītajām prasībām;

5.2. grāmatvedības uzskaites sistēmu - grāmatvedības reģistru atbilstību attaisnojošiem dokumentiem, kurus glabā starpniekinstitūcijas un palīdzības saņēmēji;

5.3. projektu ieviešanas posmu izsekojamības nodrošinājumu;

5.4. veikto izdevumu veida un laika atbilstību Eiropas Komisijas prasībām, attiecīgajam projektam noteiktajiem uzdevumiem un faktiski paveiktajam darbam;

5.5. projekta īstenošanas procesa atbilstību darba uzdevumā noteiktajām prasībām;

5.6. projekta finansējuma atbilstību Eiropas Komisijas prasībām, ievērojot noteiktos ierobežojumus, un projekta ieviešanai nepieciešamo līdzekļu savlaicīgu un nepieciešamā apjomā nodrošināšanu palīdzības saņēmējam;

5.7. vai valsts līdzfinansējums ir nodrošināts nepieciešamajā apjomā.

6. Izlases kārtā atlasītie projekti nodrošina, ka tie:

6.1. pārstāv finansēto projektu veidu reprezentatīvo izlasi;

6.2. pārstāv dažādu palīdzības saņēmēju reprezentatīvo izlasi;

6.3. pārstāv projektus ar dažādu finansējuma apjomu;

6.4. kopumā nodrošina 5% no kopējiem attiecīgā programmēšanas perioda attaisnotajiem (kompensējamiem) izdevumiem.

7. Starpniekinstitūcija nodrošina darbību pārbaudes veikšanas metodoloģijas izstrādi un iesniegšanu vadošai iestādei.

8. Darbību pārbaudes veikšanas metodoloģijā ietver:

8.1. informāciju par palīdzības saņēmēju, projekta veidu un finansējuma apjoma noteikšanas kārtību,

8.2. esošo personāla resursu noteikšanas kārtību pārbaužu veikšanai;

8.3. riska novērtējumu;

8.4. pārbaužu plāna izstrādi un tā pārbaudi, atbilstoši šī pielikuma 6.punktā noteiktajām prasībām;

8.5. pārbaužu plāna apstiprināšanas un izpildes uzraudzības kārtību;

8.6. detalizētu pārbaudes programmu saskaņā ar šo pamatprincipu 12.punktā noteiktajām prasībām;

8.7. pārbaudes ziņojuma izstrādes kārtību;

8.8. pārbaudes dokumentēšanas kārtību;

8.9. pārskatu par pārbaudes rezultātiem sniegšanas kārtību.

9. Balstoties uz izstrādāto metodoloģiju, starpniekinstitūcija veic riska novērtējumu, kurā ņem vērā veikto darbu, piegāžu un pakalpojumu, kā arī deklarēto izdevumu atbilstības rezultātus darbību pārbaudēs.

10. Izstrādājot pārbaužu plānu, starpniekinstitūcija ņem vērā plānoto izdevumu apjomu pārbaudes veikšanas brīdī. Ja pārbaudes gaitā konstatē, ka reālais izdevumu apjoms ir mazāks, starpniekinstitūcija atbilstoši precizē pārbaužu plānu, lai nodrošinātu šī pielikuma 6.4.apakšpunktā minētās prasības izpildi.

11. Starpniekinstitūcija nodrošina pārbaužu plānu iesniegšanu vadošai iestādei līdz kārtējā gada 30.janvārim, kā arī aktualizētā pārbaužu plāna iesniegšanu vadošai iestādei ne vēlāk kā divu nedēļu laikā pēc plāna aktualizēšanas.

12. Izlases veidā atlasītajos projektos veic:

12.1. substantīvo pārbaudi, lai pārliecinātos, vai starpniekinstitūcija izdevumu deklarācijas ir sagatavojusi un pārbaudījusi atbilstoši noteiktajām procedūrām, tajā skaitā, vai kontroles lapas ir aizpildītas atbilstoši noteiktajām prasībām;

12.2. izdevumu deklarācijas substantīvo pārbaudi, lai pārliecinātos:

12.2.1. vai maksājums ir veikts noteiktajā finansēšanas periodā;

12.2.2. vai izdevumu deklarācijās norādītais atmaksājamais apjoms ir atbilstošs pievienotajiem attaisnojuma dokumentiem;

12.2.3. vai veiktais maksājums ir atbilstoši reģistrēts grāmatvedības uzskaitē;

12.2.4. vai ir nodrošināts projektā apstiprinātais Eiropas Savienības (turpmāk tekstā – ES) struktūrfondu finansējuma un nacionālā līdzfinansējuma apjoms;

12.2.5. vai izdevumu deklarācija ir atbilstoši aizpildīta un apstiprināta;

12.3. ja nepieciešams, palīdzības saņēmēja atsevišķu deklarēto izdevumu pārbaudi;

12.4. substantīvo pārbaudi, lai pārliecinātos, vai palīdzības saņēmējs uzglabā attaisnojuma dokumentus atbilstoši noteiktajām prasībām;

12.5. pārbaudi pie palīdzības saņēmēja, lai pārliecinātos, vai izdevumi, kas pretendē uz atmaksu no ES struktūrfondu līdzekļiem, ir faktiski veikti, un tie ir izmērāmi un novērtējami.

13. Starpniekinstitūcija nodrošina veikto pārbaužu dokumentēšanu un pārbaudes dokumentu uzglabāšanu.

14. Pēc atlasīto projektu pārbaudes starpniekinstitūcija sagatavo veiktās pārbaudes ziņojumu, kurā iekļauj:

14.1. informāciju par veiktās pārbaudes mērķi, metodi un apjomu, kā arī norāda jebkurus pārbaudes apjoma ierobežojumus;

14.2. novērtējumu par pārbaudīto izdevumu deklarāciju atbilstību noteiktajām prasībām, kā arī izveidotās vadības un kontroles sistēmas efektivitāti un tās darbības atbilstību izvirzītajām prasībām;

14.3. veikto pārbaužu un konstatēto faktu aprakstu, detalizēti sniedzot informāciju par atklātajām neatbilstībām;

14.4. secinājumus par veiktajām pārbaudēm, kā arī vērtējumu par to, vai atklātās neatbilstības norāda uz vadības un kontroles sistēmas nepilnībām;

14.5. ieteikumus sistēmas pilnveidošanai.

15. Sagatavoto ziņojumu paraksta pārbaudes veicēji un iesniedz starpniekinstitūcijas vadītājam. Gadījumā, ja ir atklātas neatbilstības, kas norāda uz vadības un kontroles sistēmas nepilnībām, ziņojumu iesniedz vadošai iestādei un maksājumu iestādei.

16. Divas reizes gadā līdz kārtēja gada 10.janvārim un 10.jūnijam starpniekinstitūcija iesniedz pārskatu vadošai iestādei par visām veiktajām pārbaudēm, izdarītajiem secinājumiem un ieteikumiem.

5.pielikums
Finanšu ministrijas
2003.gada 15.septembra
rīkojumam Nr.860

1. Eiropas Savienības (turpmāk tekstā – ES) struktūrfondu ieviešanas sistēmā iesaistītās institūcijas nodrošina tādas kontroles sistēmas izveidošanu, lai nepieļautu jebkādus pārkāpumus vai neatbilstības.

2. Lai nodrošinātu regulāru ES struktūrfondu īstenošanas uzraudzību un savlaicīgu neatbilstību vai pārkāpumu konstatāciju, kā rezultātā ir veikti vai varētu tikt veikti nepareizi vai nepamatoti izdevumi, nozares ministrijas, starpniekinstitcijas un grantu shēmu apsaimniekotāji reizi ceturksnī vadošai iestādei, saskaņā ar šī rīkojuma 6.pielikumā noteikto, iesniedz ziņojumus par konstatētajām neatbilstībām un pārkāpumiem.

3. Lēmumu par nepareizi vai nepamatoti izmaksātiem līdzekļiem ES struktūrfondu ietvaros finansētajos projektos var pieņemt:

3.1. Valsts kontrole;

3.2. Eiropas Komisija;

3.3. iestāde, kura veic auditus vai pārbaudes saskaņā ar Eiropas Komisijas regulas 438/2001 4., 10. un 15.pantu.

4. Pēc šīs kārtības 4.punktā minēto lēmumu saņemšanas vadošā iestāde sniedz informāciju Eiropas Komisijai par minētajos lēmumos norādītajiem faktiem.

5. Pēc gala lēmuma saņemšanas no Eiropas Komisijas par nepareizi vai nepamatoti veikto izdevumu atmaksu Eiropas Komisijai vadošā iestāde uzsāk nepareizi vai nepamatoti veikto izdevumu atgūšanas un atmaksāšanas procesu, ņemot vērā Eiropas Komisijas lēmumā norādīto par to, vai:

5.1. nepareizi vai nepamatoti veiktie izdevumi jāatmaksā pilnā apmērā, daļēji vai arī nav jāatmaksā;

5.2. nepareizi vai nepamatoti veiktie izdevumi ir jāatmaksā proporcionāli ieguldītajam finansējumam – Eiropas Komisijai, valsts budžetam vai citam finansējuma ieguldītājam;

5.3. nepareizi vai nepamatoti veiktie izdevumi nav jāatmaksā, bet par šo izdevumu daļu tiek samazināta nākamā gada Eiropas Komisijas piešķīruma summa.

6. Vadošā iestāde gadījumā, ja nepareizi vai nepamatoti veiktie izdevumi ir atmaksājami Eiropas Komisijai, nodrošina maksājumu veikšanu Eiropas Komisijai no šim mērķim izveidotas valsts budžeta programmas vai jau esošās valsts budžeta programmas.

7. Vadošā iestāde nodrošina Eiropas Komisijai atmaksāto līdzekļu par nepareizi vai nepamatoti veiktajiem izdevumiem uzskaiti.

8. Nepareizi vai nepamatoti veikto izdevumu atmaksāšanu, atbilstoši šīs kārtības 3.punktā minētajiem lēmumiem, nodrošina:

8.1. Valsts kontroles revidējamā vienība;

8.2. auditējamā vienība, kurā veikts Eiropas Komisijas audits;

8.3. auditējamā vienība, kurā veikts audits vai pārbaudes saskaņā ar Eiropas Komisijas regulas 438/2001 4., 10. un 15.pantu.

9. Gadījumā, ja šīs kārtības 8.punktā minētā revidējamā vai auditējamā vienība, kuras nepareizas vai nelikumīgas rīcības rezultātā veikti nepareizi vai nepamatoti izdevumi, ir valsts budžeta finansēta iestāde, šo izdevumu atgūšanai un atmaksāšanai piemēro šādus principus:

9.1. vadošā iestāde kopīgi ar maksājumu iestādi pēc šīs kārtības 5.punktā minētā lēmuma saņemšanas no Eiropas Komisijas, nodrošina maksājumu veikšanu Eiropas Komisijai no 6.punktā minētās valsts budžeta programmas Eiropas Komisijas norādītajā apjomā un termiņā;

9.2. vadošā iestāde uzdod attiecīgajai valsts budžeta finansētajai iestādei norādīt valsts budžeta programmu, apakšprogrammu un izdevumu pozīciju, no kuras paredzēts veikt maksājums valsts budžeta ieņēmumos par Eiropas Komisijai atmaksātajiem līdzekļiem, kā arī atmaksas grafiku;

9.3. vadošā iestāde pēc šīs kārtības 9.2.apakšpunktā minētās informācijas saņemšanas informē maksājumu iestādi par valsts budžeta programmu, apakšprogrammu, izdevumu pozīciju un termiņu, kādā veicams maksājums;

9.4. maksājumu iestāde pēc šīs kārtības 9.3.apakšpunktā minētās informācijas saņemšanas informē valsts budžeta finansēto iestādi, norādot valsts budžeta ieņēmumu kontu maksājuma veikšanai;

9.5. valsts budžeta finansētā iestāde pēc šīs kārtības 9.4.apakšpunktā minētās informācijas saņemšanas nodrošina naudas līdzekļu pārskaitīšanu maksājumu iestādes norādītajā valsts budžeta ieņēmumu kontā un termiņā;

9.6. ja valsts budžeta finansētās iestādes kontos esošo finanšu resursu apjoms nesedz šīs kārtības 5.punktā minētajā lēmumā norādīto nepareizi vai nepamatoti veikto izdevumu apjomu, valsts budžeta finansētā iestāde vienojas ar vadošo iestādi par naudas līdzekļu atmaksas grafiku, par ko vadošā iestāde informē maksājumu iestādi;

9.7. maksājumu iestāde nodrošina nepareizi vai nepamatoti veikto izdevumu atmaksas uzraudzību un, gadījumā, ja valsts budžeta finansētā iestāde nepilda šīs kārtības 9.5. un 9.6.apakšpunktā noteikto, maksājumu iestāde informē vadošo iestādi par sankciju piemērošanu saskaņā ar likuma "Par budžetu un finanšu vadību" 47.panta 3.daļu.

10. Gadījumā, ja šīs kārtības 8.punktā minētā revidējamā vai auditējamā vienība, kuras nepareizas vai nelikumīgas rīcībās rezultātā veikti nepareizi vai nepamatoti izdevumi, nav valsts budžeta finansēta iestāde, nepareizi vai nepamatoti veikto izdevumu atgūšanai un atmaksāšanai piemēro šādus principus:

10.1. vadošā iestāde kopīgi ar maksājumu iestādi pēc šī pielikuma 5.punktā minētā lēmuma saņemšanas no Eiropas Komisijas, nodrošina maksājumu veikšanu Eiropas Komisijai no 6.punktā minētās valsts budžeta programmas Eiropas Komisijas norādītajā apjomā un termiņā;

10.2. maksājumu iestāde informē attiecīgo revidējamo vai auditējamo vienību par naudas līdzekļu atmaksas veikšanu atbilstoši šīs kārtības 5.punktā minētajam lēmumam, norādot valsts budžeta ieņēmumu kontu maksājuma veikšanai;

10.3. revidējamā vai auditējamā vienība pēc šīs kārtības 10.2.apakšpunktā minētās informācijas saņemšanas nodrošina naudas līdzekļu pārskaitīšanu maksājumu iestādes norādītajā valsts budžeta ieņēmumu kontā un termiņā;

10.4. ja revidējamās vai auditējamās vienības kontos esošo finanšu resursu apjoms nesedz šīs kārtības 5.punktā minētajā lēmumā norādīto nepareizi vai nepamatoti veikto izdevumu apjomu, revidējamā vai auditējamā vienība vienojas ar vadošo iestādi par naudas līdzekļu atmaksas grafiku, par ko vadošā iestāde informē maksājumu iestādi;

10.5. maksājumu iestāde nodrošina nepareizi vai nepamatoti veikto izdevumu atmaksas uzraudzību un gadījumā, ja revidējamā vai auditējamā vienība nepilda šīs kārtības 10.3. un 10.4.apakšpunktā noteikto, maksājumu iestāde par to informē vadošo iestādi.

6.pielikums
Finanšu ministrijas
2003.gada 15. septembra
rīkojumam Nr.860

1. Lai nodrošinātu vienotus pamatprincipus un pamatprasības atskaitīšanās mehānismam par konstatētajām neatbilstībām un pārkāpumiem saistībā ar Eiropas Savienības (turpmāk tekstā – ES) struktūrfondu īstenošanu, nozares ministrijas, starpniekinstitūcijas un grantu shēmu apsaimniekotāji reizi ceturksnī informē vadošo iestādi par neatbilstībām, kuras tieši ietekmē Eiropas Kopienas budžetu.

2. Eiropas Kopienas budžetu tieši var ietekmēt šādas neatbilstības:

2.1. pārbaudēs konstatē maksājumu neatbilstību darba apjomam;

2.2. maksājumus nereģistrēt atbilstoši noteiktajām prasībām;

2.3. neatbilstības iepirkumu vai līguma slēgšanas procesā;

2.4. būtiskas kļūdas konkursa procesā, kas ir ietekmējušas gala rezultātu;

2.5. interešu konflikts konkursa veikšanas vai līguma slēgšanas procesā;

2.6. tehniskas kļūdas projekta ieviešanā, kas ietekmē vai var ietekmēt projekta budžetu;

2.7. neatbilstošu materiālu vai nekvalitatīvu pakalpojumu izmantošana, kas ietekmē vai var ietekmēt projekta budžetu;

2.8. citas neatbilstības projektu uzraudzības un vadības sistēmā.

3. Nozares ministrijas, starpniekinstitūcijas un grantu shēmu apsaimniekotāji iesniedz šī pielikuma 2.punktā minēto informāciju vadošajai iestādei šādos termiņos:

3.1. līdz 1.maijam par kārtējā gada I ceturksni;

3.2. līdz 1.augustam par kārtējā gada II ceturksni;

3.3. līdz 1.novembrim par kārtējā gada III ceturksni;

3.4. līdz 1.februārim par iepriekšējā gada IV ceturksni.

4. Konstatējot kādu no šīs kārtības 2.punkta apakšpunktos minētajām neatbilstībām, nozares ministrijas, starpniekinstitūcijas un grantu shēmu apsaimniekotāji ziņojumā iekļauj šādu informāciju:

4.1. projekta nosaukumu, numuru;

4.2. pārkāptos normatīvos aktus:

4.2.1. pārkāptos Eiropas Kopienas normatīvos aktus;

4.2.2. pārkāptos nacionālos normatīvos aktus;

4.3. pārkāpuma konstatācijas datumu;

4.4. iestādi - iespējamā pārkāpuma konstatētāju;

4.5. pārkāpumā iesaistītās personas;

4.6. kopējo projekta finansējuma apjomu un sadalījumu starp nacionālo un ES struktūrfondu finansējumu;

4.7. finansējuma veidu un apjomu, kurā ir atklāts pārkāpums;

4.8. finansējuma apjomu, kurš tiktu izmaksāts nepareizi, ja pārkāpumu neatklātu;

4.9. finansiālās sekas;

4.10. finansējuma atgūšanas iespējas;

4.11. atgūtā finansējuma apjomu;

4.12. finansējuma kopējo apjomu, kas jāatgūst:

4.12.1. ES struktūrfondu finansējumu;

4.12.2. nacionālo finansējumu.

4.13. rīcību pārkāpuma novēršanai, tajā skaitā, uzsāktās administratīvās, kriminālās, civiltiesiskās vai disciplinārās izmeklēšanas;

4.14. informāciju par šīs kārtības 4.13.apakšpunktā minēto izmeklēšanu rezultātiem;

4.15. piemēroto sodu par pārkāpumu, ja tāds ir noteikts.

5. Nozares ministrijas, starpniekinstitūcijas un grantu shēmu apsaimniekotāji papildus šīs kārtības 2.punktā minētajai informācijai informē vadošo iestādi, ja, veicot jebkura veida pārbaudes, ir konstatētas šādas neatbilstības, kuras tieši neietekmē Eiropas Kopienas budžetu:

5.1. neatbilstošu maksājumu pieprasījumu iesniegšana;

5.2. aritmētiska vai tehniska kļūda maksājumu pieprasījumā, kas ietekmē maksājuma apjomu;

5.3. neatbilstošu maksājumu apliecinošo dokumentu iesniegšana;

5.4. kļūdas pielietojot iepirkuma un līguma slēgšanas procedūras;

5.5. aritmētiskas vai tehniskas kļūdas līguma slēgšanā;

5.6. būtiskas novirzes no darba apjoma vai izpildes termiņa.

6. Nozares ministrijas, starpniekinstitūcijas un grantu shēmu apsaimniekotāji nodrošina ziņojumu iesniegšanu vadošai iestādei papīra un elektroniskā formā latviešu un angļu valodā.

7. Gadījumā, ja nepieciešama papildus informācija par konstatēto neatbilstību, nozares ministrijas, starpniekinstitūcijas un grantu shēmu apsaimniekotāji nodrošina papildus informācijas sniegšanu vadošai iestādei tās noteiktajos termiņos.

8. Vadošā iestāde izvērtē iesniegto informāciju par konstatētajām neatbilstībām un sagatavo nepieciešamo informāciju nosūtīšanai Eiropas Komisijai un Eiropas Krāpšanas apkarošanas birojam normatīvajos aktos noteiktajos termiņos.

9. Vadošā iestāde ir tiesīga pārliecināties par nozares ministrijas, starpniekinstitūcijas, grantu shēmu apsaimniekotāju iesniegtās informācijas atbilstību.

7.pielikums
Finanšu ministrijas
2003.gada 15.septembra
rīkojumam Nr.860

1. Vienotajā programmdokumentā grozījumus var izdarīt šādās sadaļās:

1.1. Vienotā programmdokumenta stratēģija;

1.2. Vienotā programmdokumenta prioritātes apraksts;

1.3. Vienotā programmdokumenta prioritātes pasākuma apraksts;

1.4. Vienotā programmdokumenta finansējuma piešķīrums prioritāšu starpā.

2. Programmas papildinājumā grozījumus var izdarīt šādās sadaļās:

2.1. Programmas papildinājuma pasākuma apraksts, ja izmaiņas neattiecas uz Vienotā programmdokumenta kompetenci;

2.2 Programmas papildinājuma finansējuma piešķīrums pasākumu starpā;

2.3. Programmas papildinājuma finansējuma piešķīrums aktivitāšu starpā.

3. Izdarīt grozījumus Vienotajā programmdokumentā var ierosināt šādos gadījumos:

3.1. Vienotā programmdokumenta stratēģija nekalpo par pamatu (turpmāk tekstā – ES) struktūrfondu ieviešanai;

3.2. prioritātes ieviešana nenotiek saskaņā ar finanšu plānu vai finanšu plāna izpildes prognozi;

3.3. stratēģijas sasniegšanai nepieciešama jauna prioritāte vai nav nepieciešama esošā prioritāte;

3.4. prioritātes mērķa sasniegšanai nepieciešamas izmaiņas tās saturā vai jauns pasākums;

3.5. pasākuma mērķa sasniegšanai nepieciešamas izmaiņas tā saturā;

3.6. citos gadījumos, kad tas nepieciešams Vienotā programmdokumenta ieviešanai.

4. Izdarīt grozījumus programmas papildinājumā var ierosināt šādos gadījumos:

4.1. pasākuma ieviešana nenotiek saskaņā ar finanšu plānu vai finanšu plāna izpildes prognozi;

4.2. aktivitātes ieviešana nenotiek saskaņā ar finanšu plānu vai finanšu plāna izpildes prognozi;

4.3. pasākuma mērķa sasniegšanai nepieciešama jauna aktivitāte;

4.4. pasākuma mērķa sasniegšanai nepieciešamas izmaiņas tā saturā, ja izmaiņas neattiecas uz Vienotā programmdokumenta kompetenci;

4.5. citos gadījumos, kad tas nepieciešams programmas papildinājuma ieviešanai.

5. Ierosināt darīt grozījumus Vienotajā programmdokumentā un programmas papildinājumā var Uzraudzības komitejas balsstiesīgs loceklis. Uzraudzības komitejas locekļu ierosinātos grozījumus Vienotajā programmdokumentā vai programmas papildinājumā iesniedz vadošajai iestādei.

6. Vadošā iestāde sagatavo un iesniedz attiecīgajai Vadības komitejai grozījumus Vienotajā programmdokumentā un programmas papildinājumā.

7. Vadības komiteja izskata sagatavotos grozījumus Vienotajā programmdokumentā un programmas papildinājumā un lemj par to nodošanu Uzraudzības komitejai.

8. Uzraudzības komiteja apstiprina grozījumus programmas papildinājumā.

9. Uzraudzības komiteja lemj par grozījumu Vienotajā programmdokumentā iesniegšanu Eiropas Komisijai.

10. Vadošā iestāde viena mēneša laikā iesniedz Eiropas Komisijai apstiprināšanai Uzraudzības komitejas apstiprinātos grozījumus Vienotajā programmdokumetā un viena mēneša laikā informē Eiropas Komisiju par Uzraudzības komitejas apstiprinātajiem grozījumiem programmas papildinājumā.

11. Vadošā iestāde vienas nedēļas laikā pēc grozījumu Vienotajā programmdokumentā apstiprināšanas Eiropas Komisijā par to informē Uzraudzības komitejas un Vadības komiteju locekļus.