LATVIJAS REPUBLIKAS FINANŠU MINISTRIJA
RĪKOJUMS
Rīgā 01.10.2003 Nr. 901 Par Ministru kabineta 2003.gada 10.septembra rīkojuma Nr.573 "Par veicamajiem uzdevumiem Eiropas Savienības struktūrfondu vadības, uzraudzības, kontroles un novērtēšanas sistēmas ieviešanai" izpildes nodrošināšanu Lai nodrošinātu Ministru kabineta 2003.gada 10.septembra rīkojuma Nr.573 „Par veicamajiem uzdevumiem Eiropas Savienības struktūrfondu vadības, uzraudzības, kontroles un novērtēšanas sistēmas ieviešanai” 2.10.apakšpunktā Finanšu ministrijai noteiktā uzdevuma izpildi, apstiprināt Prasības grantu shēmas apsaimniekošanas pieteikumu iesniedzējiem un lēmuma par grantu shēmas apsaimniekošanas tiesībām pieņemšanas kārtību (pielikums). Ministrs V.Dombrovskis Pielikums
Finanšu ministrijas
2003.gada 1.oktobra
rīkojumam Nr.901 Prasības grantu shēmas apsaimniekošanas pieteikumu iesniedzējiem un
lēmuma par grantu shēmas apsaimniekošanas tiesībām pieņemšanas kārtība 1. Lai nodrošinātu efektīvu Eiropas Savienības struktūrfondu izmantošanu grantu shēmas ietvaros, saskaņā ar Ministru kabineta 2003.gada 2.septembra noteikumiem Nr.500 "Noteikumi par Eiropas Savienības struktūrfondu vadības, uzraudzības, kontroles un novērtēšanas institucionālo sistēmu" vadošā iestāde izvērtē grantu shēmas apsaimniekošanas pieteikuma iesniedzēja (turpmāk – pieteikuma iesniedzējs), kas pretendē uz grantu shēmas apsaimniekošanas tiesībām, atbilstību šādām prasībām: 1.1. organizatoriskā struktūra un vadības un kontroles sistēma grantu shēmas apsaimniekošanai izveidota, ievērojot vadošās iestādes noteiktās pamatprasības un pamatprincipus attiecībā uz vadības un kontroles sistēmu, lai nodrošinātu grantu shēmas apsaimniekošanas ietvaros veicamās funkcijas; 1.2. grantu shēmas apsaimniekošanas ietvaros veicamās funkcijas un darbības ir skaidri definētas un dokumentētas rakstiskās iekšējās procedūrās, tajā skaitā, ir izstrādātas pārbaudes lapas, pārskatu un ziņojumu formas, rokasgrāmatas un citi dokumenti, kā arī nodrošināta to regulāra pārskatīšana un aktualizēšana; 1.3. izstrādāta iekšējā procedūra grantu shēmas projektu konkursu izsludināšanai, projektu pieteikumu pieņemšanai, atlasei, izvērtēšanai un lēmuma par grantu shēmas ietvaros atbalstāma projekta apstiprināšanu pieņemšanai, iesniegto maksājuma dokumentu pārbaudei, maksājumu veikšanai, kontrolei; 1.4. noteikta kārtība finanšu un statistiskās informācijas uzkrāšanai par grantu shēmas projektu īstenošanu, lai nodrošinātu šo projektu īstenošanas uzraudzību un pārskatu sniegšanu starpniekinstitūcijai par attiecīgās grantu shēmas īstenošanas progresu; 1.5. izstrādāta iekšējā procedūra, kādā tiks nodrošināta attiecīgās grantu shēmas ietvaros neatbilstoši veikto izdevumu atgūšana, uzskaite un atmaksāšana, kā arī noteikts atbildības dalījums starp iesaistītajām struktūrvienībām un darbiniekiem; 1.6. noteikta kārtība informācijas sniegšanai un tās pieejamībai, ja tas nepieciešams Eiropas Savienības struktūrfondu ietvaros veicamās kontroles pasākumiem, kā arī, ja to paredz Latvijas Republikas vai Eiropas Komisijas tiesību akti; 1.7. rakstiski noteiktas struktūrvienību funkcijas un darbinieku darba uzdevumi, skaidri norādot pienākumu un atbildības sadalījumu starp atsevišķām struktūrvienībām un darbiniekiem; 1.8. struktūrvienību funkcijas un darbinieku pienākumi ir pienācīgi nošķirti, lai nodrošinātu godīgas un pareizas finanšu darbības principus, kā arī godīgas konkurences principus grantu shēmas projektu īstenotāju atlasē un novērstu jebkādu interešu konflikta iespējamību; 1.9. ievērojot šo prasību 1.8.apakšpunktu, pienākumu sadalījums ir tāds, lai vienas personas kompetencē vienlaicīgi nav pienākumu un tiešas vai netiešas ietekmes vairāk kā vienā no darbības posmiem – grantu shēmas projektu izvērtēšanā, to apstiprināšanā, maksājumu pieprasījumu pārbaudē, maksājumu veikšanā, kā arī grantu shēmas projektu kontrolē un uzraudzībā; 1.10. nodrošināta grantu shēmas apsaimniekošanai nepieciešamā kapacitāte, tajā skaitā, cilvēkresursi un finanšu resursi; 1.11. nodrošinātas grantu shēmas apsaimniekošanai nepieciešamās darbinieku zināšanas un prasmes, kā arī izstrādāts cilvēkresursu attīstības plāns; 1.12. nodrošināta darbinieku aizvietojamība, ievērojot šo prasību 1.8. un 1.9.apakšpunktu; 1.13. nodrošinot lēmuma pieņemšanas uzraudzību, pieņemtos lēmumus pārbauda vēl viens darbinieks, un visas pārbaudes ir dokumentētas; 1.14. nodrošināta atsevišķa grāmatvedības uzskaites sistēma, kas atbilst starptautiski pieņemtiem grāmatvedības uzskaites standartiem, vai esošajā sistēmā tiek ieviesti atsevišķi kodi (kontu plāns), kas nodrošina atsevišķu uzskaiti un pārskatus par fondu; 1.15. ja grantu shēmas apsaimniekošanā plānots izmantot informācijas sistēmas, nodrošināta šīs sistēmas aizsardzība un kontrole, jo īpaši ierobežojot darbinieku loku darbam ar sistēmu, kā arī savlaicīgi atklājot un novēršot nepilnības sistēmas darbībā; 1.16. nodrošināts neatkarīgs un starptautiskiem iekšējā audita standartiem atbilstošs iekšējais audits, kas izvērtē izveidotās vadības un kontroles sistēmas atbilstību un efektivitāti, kā arī pārbauda veikto darbību pareizību, efektivitāti un atbilstību iekšējām procedūrām, vadošās iestādes noteiktajām prasībām, Latvijas Republikas un Eiropas Komisijas tiesību aktiem; 1.17. izveidotajā vadības un kontroles sistēmā grantu shēmas apsaimniekošanai ir identificēti riski, kas var ietekmēt projektu ieviešanu un maksājumu veikšanu, kā arī ir ieviests risku vadības process. 2. Tiešās un pastarpinātās valsts pārvaldes iestādes un citas institūcijas, kas pretendē uz grantu shēmas apsaimniekošanu, iesniedz vadošajā iestādē grantu shēmas apsaimniekotāja pieteikumu, kurā izsaka gatavību vadošās iestādes pārbaudēm par atbilstību šo prasību 1.punktā noteiktajām prasībām. 3. Vadošā iestāde, pamatojoties uz šo prasību 2.punktā minēto pieteikumu, nodrošina pārbaudes par pieteikuma iesniedzēja atbilstību 1.punktā noteiktajām prasībām. Vadošā iestāde pārbaudēs ņem vērā Eiropas Savienības pirmsstrukturālo finansēšanas instrumentu Phare un ISPA paplašinātās decentralizētās ieviešanas sistēmas un SAPARD akreditācijas rezultātus. 4. Vadošā iestāde informē pieteikuma iesniedzēju un Maksājumu iestādi par veiktās pārbaudes rezultātiem. 5. Ja Maksājumu iestāde negūst pārliecību, ka vadības un kontroles sistēma ir izveidota atbilstoši noteiktajām prasībām, tā informē vadošo iestādi un lūdz veikt atkārtotas pārbaudes vai sniegt papildu skaidrojumu. 6. Ja šo prasību 3.punktā minētās pārbaudes neapliecina pieteikuma iesniedzēja atbilstību 1.punktā noteiktajām prasībām, vadošā iestāde informē par to pieteikuma iesniedzēju, norādot konstatētās neatbilstības. Pieteikuma iesniedzējam pēc neatbilstību novēršanas ir tiesības atkārtoti iesniegt pieteikumu vadošajā iestādē. 7. Ja šo prasību 3.punktā minētās pārbaudes rezultātā ir konstatētas neatbilstības, kuras būtiski neietekmē vadības un kontroles sistēmas darbību, vadošā iestāde ziņo pieteikuma iesniedzējam par pārbaudes rezultātiem un konstatētajām neatbilstībām. Pieteikuma iesniedzējs divu nedēļu laikā iesniedz vadošajā iestādē konstatēto neatbilstību novēršanas plānu, norādot veicamās darbības, to izpildes laika grafiku un atbildīgos darbiniekus. Pieteikuma iesniedzējs nodrošina attiecīgo neatbilstību novēršanu. Vadošā iestāde uzrauga minētā plāna īstenošanu un, ja gūst apstiprinošu pārliecību par neatbilstību novēršanu, rīkojas 8.punktā noteiktajā kārtībā. Ja vadošā iestāde negūst pārliecību, ka konstatētās neatbilstības ir novērstas, tā rīkojas 6.punktā noteiktajā kārtībā. 8. Ja šo prasību 3.punktā minētās pārbaudes apliecina pieteikuma iesniedzēja atbilstību 1.punktā minētajām prasībām, vadošā iestāde sagatavo un iesniedz Ministru kabinetā lēmuma projektu par grantu shēmas apsaimniekošanas tiesību piešķiršanu. 9. Ministru kabinets lemj par grantu shēmas apsaimniekošanas tiesību apstiprināšanu grantu shēmas apsaimniekošanas pieteikuma iesniedzējam. 10. Vadošā iestāde nedēļas laikā pēc Ministru kabineta lēmuma pieņemšanas informē pieteikuma iesniedzēju par Ministru kabineta lēmumu. Ja Ministru kabinets nepiešķir grantu shēmas apsaimniekošanas tiesības, pieteikuma iesniedzējam ir tiesības atkārtoti pretendēt uz grantu shēmas apsaimniekošanas tiesībām atbilstoši šo prasību 2.punktā noteiktajam. 11. Vadošā iestāde nodrošina uzraudzību pār grantu shēmas apsaimniekotāja atbilstību šo prasību 1.punktā noteiktajām prasībām. Ja uzraudzības gaitā konstatē neatbilstības, vadošai iestādei ir tiesības sagatavot un iesniegt izskatīšanai Ministru kabinetā lēmuma projektu par grantu shēmas apsaimniekošanas tiesību pārtraukšanu. | 
